Actas notariales

Según, el artículo 199 del Reglamento Notarial: Las actas notariales de presencia acreditan la realidad o verdad del hecho que motiva su autorización.

El contenido del acta se reduce a lo presenciado por el notario sin que se exijan por su parte conocimientos técnicos propios de una prueba pericial. Dentro de este tipo de actas existen subespecies como las de exhibición de objetos, las de entrega o de existencia de una persona…

En este tipo de actas, el notario recoge las manifestaciones de una persona. El acta no acredita la veracidad de dichas declaraciones, sino el hecho de que una determinada persona hace esas declaraciones en un determinado momento. Lo que se acredita por tanto en este tipo de actas no es el contenido de la declaración, sino la declaración como tal (el hecho del dicho), debiendo el declarante asumir los efectos de su declaración, de lo que el notario le advertirá convenientemente.

Según el artículo 201 del Reglamento Notarial el simple hecho del envío de cartas u otros documentos por correo ordinario, procedimiento telemático, telefax o cualquier otro medio idóneo podrá hacerse constar mediante acta, que acreditará el contenido de la carta o documento, y según el medio utilizado, la fecha de su entrega, o su remisión por procedimiento técnico adecuado y, en su caso, la expedición del correspondiente resguardo de imposición como certificado, entrega o remisión, así como la recepción por el notario del aviso de recibo, o del documento o comunicación de recepción.

Permiten acreditar el contenido y fecha de entrega de cartas u otros documentos.

El artículo 202 del Reglamento Notarial: Las actas de notificación tienen por objeto transmitir a una persona una información o una decisión del que solicita la intervención notarial, y las de requerimiento, además, intimar al requerido para que adopte una determinada conducta.

Las de notificación comunican a una persona una información o decisión por parte del solicitante de los servicios del notario; mientras que las de requerimiento transmiten al destinatario que debe adoptar una determinada conducta, como por ejemplo, pagar una  deuda.  El notario puede realizar la notificación o requerimiento de dos formas: bien mediante el envío de la cédula de notificación o requerimiento por correo certificado con acuse de recibo; o bien personándose en el domicilio que se le haya indicado. Este acta permite dejar constancia de que una persona ha recibido una información o solicitud por parte de otra.

El artículo 207 del Reglamento Notarial señala que en las actas de exhibición de cosas, el notario describirá o relacionará las circunstancias que las identifiquen, diferenciando lo que resulte de su percepción de lo que manifiesten peritos u otras personas presentes en el acto, y podrá completar la descripción mediante planos, diseños, certificaciones, fotografías o fotocopias que incorporará a la matriz. En las actas de exhibición de documentos, además, transcribirá o relacionará aquéllos, o concretará su narración a determinados extremos de los mismos, indicados por el requirente.

El notario describe e identifica en el acta un determinado objeto en un momento puntual. Planos, diseños, fotografías, fotocopias o declaraciones personales pueden ser objeto de la misma. Si es un acta de exhibición de documentos, el notario debe transcribir o resumir el contenido.

El artículo 209 del Reglamento Notarial explica que las actas de notoriedad tienen por objeto la comprobación y fijación de hechos notorios sobre los cuales pueden ser fundados y declarados derechos y legitimadas situaciones personales o patrimoniales, con trascendencia jurídica.

Permiten constatar determinados hechos que no son directamente perceptibles pero sí notorios y que pueden fundamentar derechos. El notario realizará las pruebas pertinentes que acrediten la veracidad de los hechos y emitirá un juicio sobre la notoriedad o no de la situación interesada: la fe pública cubre los hechos consignados en el acta, pero no el juicio del notario, que puede ser equivocado. No obstante, estas actas son útiles porque crean una presunción de veracidad.

Un ejemplo, son las actas de declaración de herederos abintestato, en las que el notario identifica a los herederos de una persona que ha fallecido sin dejar testamento.

El artículo 211 del Reglamento Notarial establece que las actas de protocolización tendrán las características generales de las de presencia, pero el texto hará relación al hecho de haber sido examinado por el notario el documento que deba ser protocolado; a la declaración de la voluntad del requirente para protocolización o cumplimiento de la providencia que la ordene; y al de quedar unido el expediente al protocolo, expresando el número de folios que contenga y los reintegros que lleve unidos.

Documentos públicos o privados se incorporan con estas actas al protocolo notarial, con el fin de impedir su extravío, demostrar su existencia o su fecha o para conseguir copias futuras. Si se trata de contratos, deben haberse cumplido los requisitos fiscales, para evitar que con la presentación al notario se inicie la prescripción del pago de impuestos; además se hará constar que no produce la protocolización los efectos de la escritura.

El artículo 216 del Reglamento Notarial señala que los notarios pueden recibir en depósito los objetos, valores, documentos y cantidades que se les confíen, bien como prenda de contratos, bien para su custodia.

El notario recibe en depósito objetos, valores, archivos informáticos, documentos o cantidades de efectivo. El depósito puede ser confiado para su custodia o como garantía de un contrato y debe fijar las condiciones de restitución. Cualquier depósito deberá ser examinado previamente por el notario, para verificar que el depósito no constituye infracción de norma alguna.

En el caso de una subasta pública, los organizadores presentan al notario las condiciones lícitas que consideren oportunas: descripción del bien o derecho a subastar; el tipo de subasta; depósito necesario para participar; procedimiento; plazos; lugar, día y fecha y hora de celebración; lugares dónde se anunciará; duración…

En ellas constan los ganadores de un premio, conforme a una selección aleatoria y a las normas de la convocatoria previa. La página web del Consejo General del Notariado permite a las empresas hacer públicas las bases de sus concursos en el Archivo Ábaco.